降低備件管理費用的方法，值得一看！

備件管理面臨工程物資與備件采購周期長、部分強勢供應商供貨不及時、質量不穩定設備故障與備件需求的不確定性導致備件計劃不準確庫存管理困難不是積壓就是缺貨；維修部門預算缺乏科學性對請購行為控制不力導致備件積壓、浪費；備件產品描述不嚴謹、一物多碼與一碼多物導致庫存信息不準確；有關部門對工程余料、隨機件及歷史遺留下的呆料處理不及時加之使用部門經常借料等導致倉庫長期帳物不符；倉庫管理人員專業素質不高識貨能力不強物資標識及貨位編碼不規范儲位規劃不合理導致發貨效率不高甚至出現差錯。備件經濟性管理的目標是在滿足設備維修的同時也能夠遵循費用目標。其重點為備件消耗量、儲備量、質量和存儲費用。
 
一、備件儲備程度
 
此處需引入備件儲備程度的概念。所謂備件儲備程度是指可立刻滿足設備維修需要的備件種類占所有需求備件種類(在可預見的一段時間內)的百分比。要想使備件儲備程度達到100％不僅是不可能的而且是極不經濟的。備件儲備程度超過80％以后費用的增長與儲備程度的增長幾乎是幾何級數的關系。
 
合理的備件儲備程度是80％-85％但也不能保證重要備件的供應以及可持續的費用降低尚需采取一系列措施方可保證在降低備件費用的同時滿足設備維修需要。
 
二、降低費用的傳統方式
 
中國企業的今天很大程度上是德國企業的昨天特別是國有大中型企業。在降低備件費用的方式上我們正沿襲著德國企業走過并已逐漸拋棄的道路。下面是德國企業降低備件費用的傳統方式。
 
1．僅僅控制總庫的庫存量。很多類似小金庫的所謂“黑色倉庫” 的庫存量未被統計比如車間甚至班組的倉庫。
 
2．從采購部門的視角出發一次性出庫大量備件流入了不可控制的“黑色倉庫”。帳面上的備件資金周轉期很短事實上截然相反。
 
3．減少訂購數量從而導致一線維修部門囤積不必要的備件。在特定的短時期內可以降低備件采購費用但缺乏均衡、穩定性從長期看是無效甚至有害的。
 
4．使用已有但并不合適的建筑物作庫房如舊廠房或辦公樓。雖降低了建筑費用但增加了人員及管理費用。
 
5．使用低素質人員比如由于工會的原因而不能解雇的工人。雖然工資低但不能兼任其它工作不能使用現代化的辦公工具。
 
三、新思維
 
在考慮備件儲存時應經常、連貫地思考以下問題。
 
1．每小時停機時間究竟會帶來多大損失。
 
2．備件供應不上時在多大范圍內造成檢修工人的停工待料。
 
3．備件緊急采購的附加費用究竟有多高。
 
但在實際中這些問題很少被考慮。備件經濟性管理不僅涉及到備件采購本身而且還涉及到生產設備的維修及改造。
 
事實上除了承擔壓力的決策者外幾乎每個人都希望備件儲備量保持在較高水平。在費用高、儲備量大的情況下組織結構、工作程序、溝通協調以及工作效率等方面的問題被掩蓋人們可以悠閑自在地工作。
 
四、降低備件費用的方法
 
1．降低備件儲備量
 
重要的是以實際需求為準繩。方式應該是自下而上而不是自上而下。
 
(1)挑出不再使用的備件并最終報廢。德國企業同國內企業一樣也有數年甚至l0數年躺在倉庫中不用的備件。相對于大量的人力、物力消耗很多人更不愿意承擔“資產流失”的責任。
 
(2)查明設備與備件的關系哪些備件可用在哪些設備上。這樣可將不同設備中的相同備件統籌規劃從而降低備件儲備量。
 
(3)統計出庫和采購供應周期以優化備件儲備量。
 
(4)選擇重要設備備件儲存如瓶頸設備及高負荷設備可以根據設備的風險系數等因素確定。
 
(5)確定每一種備件的最低、最高儲備量。伏特公司科隆電機廠依據備件的供貨時問、材質以及備件所對應的設備數量等因素來確定。
 
(6)優化訂購數量。在德國隨著訂購數量的增加信譽程度的提高價格折扣也加大；但訂購數量的增加也意味著資金占用的增加以及管理費用的提高因此需在二者之間尋求最佳平衡區。
 
(7)建立企業標準，鍍層測厚儀 以降低備件種類。2001年銷售額200億歐元的德庫薩公司是德國化工企業中的第三大康采恩年消耗液壓潤滑油品約1500t。自1984年建立了油品選擇的企業標準后 在設備規模擴大三倍的情況下油品消耗還略有下降在用油品由500余種降至70種。
 
(8)定期檢查上述措施的執行情況。
 
2．降低倉儲管理費用
 
(1)將需持續消耗的、價值較低的備件轉移至維修車間的倉庫。這不僅可避免分散總庫管理人員的精力、減少管理人員的數量而且可避免維修人員的等待。
 
(2)培訓倉儲管理人員。高素質的管理人員不僅可提高工作效率而且可提出有價值的合理化建議。2000年一名伏特公司科隆電機廠的庫工獲得合理化建議獎勵50萬馬克而創造的價值是250萬馬克。
 
(3)將“黑色倉庫” 的備件集中管理。這樣可能導致人員及管理費用的增加但作為補償的是可減輕同樣需要付出勞動的“黑色倉庫”管理人員的負擔并能準確控制備件儲備量。
 
(4)使用現代化倉庫。不僅可減少出入庫的時間而且還可降低維護人員和倉庫管理人員的數量。德國約有2000座現代化的高架倉庫。德庫薩公司Wesseling工廠的高架倉庫儲存有價值1900萬馬克的2．2萬種備件材料而面積僅有1600m人員僅有l5人而且還有三人負責為現場提供供貨服務三人負責貨物的質量驗收。
 
(5)建立備件管理信息系統。在德國計算機廣泛應用在設備管理中大多數企業的管理軟件是德國SAP生產的R2或R3設備管理信息系統備件管理是其重要的組成部分。應用計算機管理備件可以高效地歸納分析備件更換的頻率、采購到位的時間等從而更好地控制備件的最低、最高儲備量進而減少備件占用的儲備資金。
 
五、幾點建議
 
對于多數國內企業由于經濟發展的底蘊不同對德國的有些經驗是暫時學不來的，數字超聲波探傷儀如投資巨大的現代化倉庫及管理信息系統，時代超聲波探傷儀但以下幾點可以借鑒。
    
1．通用性強、價值稍高的備件、材料在一個中心庫統一保管。如減速機、電機、風機、泵等這樣可縮短實際的資金周轉周期。當然這要求中心庫有很高的管理水平和便捷的交通工具。
    
2．建立備件材料的企業標準。德國一些大的康采恩如大眾、奔馳、德庫薩等都有自己的企業標準。幾年前國內某公司的一個生產廠曾存在幾臺天車型號相同而大車減速機速比各不相同的現象不僅增加了備件儲存而且增加了維修的負擔。
    
3．定期統計主要備件、材料的消耗周期及采購周期。由此可合理界定備件、材料的儲存量并將那些長期不用的備件排除在備件供應之外。最低、最高儲備量的確定則可分別保證備件供應的安全性、經濟性。
    
4．批量采購網絡招標質量跟蹤。伏特公司科隆電機廠的電器元件采購在年初即選定了通用和西門子兩家供貨商年底根據用量結算。德庫薩公司的重要備件都有一個類似于身份證號碼的“歷史編號”可有效地跟蹤使用壽命。網絡招標則可最大限度地減少暗箱操作。

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